Trik Jitu Mengelola Email di Office 365 yang Wajib Kamu Ketahui

Email atau surat elektronik merupakan media korespondansi online yang masih digunakan dalam berbagai kesempatan. Mulai dari mengirimkan hall penting kepada klien sampai membantu Anda untuk membuat akun media sosial. Vitalnya peran email dalam kehidupan sehari-hari lantas mendorong Office 365 untuk meningkatkan layanan email, salah satunya email rules.

Sebagai pengusaha pintar, keberadaan email rules tentu membantu Anda menajamkan fokus dan melancurna alur kerja. Layanan dari Office 365 ini pun akan memudahkan Anda mengelola pesan-pesan yang masuk ke dalam sejumlah folder dengan kategori yang Anda tentukan sendiri. Misalnya dari email-email penting yang harus segera dibalas hingga ke yang bisa menunggu dan tak akan mengubah sesuatu dalam pekerjaan Anda.

Cara Menyortir Email Pada Office 365

Langkah termudah untuk memilah pesan-pesan tersebut adalah langsung melalui email. Anda juga harus berlangganan Office 365 dulu sebelum melakukan penyortiran dengan cara:

1. Masuk ke Office 365 Outlook;
2. Kemudian, klik kanan judul pesan. Di bagian context menu, pilihlah Create rule yang berada di bagian bawah daftar;
3. Pada layar berikutnya, Anda akan dianjurkan untuk mengelola aturan;
4. Dalam hal ini, Anda harus menamai peraturan tersebut. Akan lebih mudah mengingatnya kalau Anda menggunakan nama-nama pendek.

Aturan dalam Outlook sebenarnya fleksibel sekaligus kuat. Ada banyak pilihan kustomisasi yang dapat Anda pilih di sana. Langkah awal yang dapat Anda ambil adalah mengatur kriteria untuk aturan dengan menggunakan sejumlah tindakan seperti meneruskan, mengalihkan, dan menandai pesan. Kemudian, Anda atur pengecualian, misalnya dengan menyaring email pemasaran ke dalam folder spesifik, lantas suret yang menyatakan konfirmasi pemesanan ke folder lainnya.

Selain itu, Anda juga bisa menambahkan kondisi dan tindakan sesuai kebutuhan. Bila Anda tidak ingin Outlook memproses aturan yang belum diselesaikan, maka centang Stop processing more rules. Lalu, aturan atau rules pun akan diproses dari atas hingga bawah, sehingga aturan yang berada di bagian atas daftarlah yang kali pertama dijalankan.

Anda juga dapat membuat aturan melalui Setting pane—fitur yang memungkinkan Anda menghapus atau memodifikasi aturan yang ada dengan cara:

1. Klik ikon Settings yang berada di pojok kanan atas layar;
2. Kemudian, pilih Mail yang berada di bagian Your app settings;
3. Sebuah panel akan muncul di sisi kanan jendela browser;
4. Lantas di bawah Mail, klik Inbox dan jalankan aturan;
5. Di bagian tengah jendela browser, Anda akan melihat aturan untuk Inbox;
6. Terakhir, klik simbol tambah untuk menambahkan aturan.

Perlu diketahui bahwa aturan atau rules akan disimpan pada folder tersembunyi di kotak surat. Jumlah aturan yang dapat Anda simpan terbatas hingga maksimal 64KB. Maka dari itu Anda dianjurkan untuk memakai nama yang pendek. Bila Anda kehabisan tempat, ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan. Di antaranya menghapus aturan tak terpakai, mengombinasikan aturan dengan tindakan serupa, atau menghapus kriteria dari aturan.

Semoga informasi ini membantu Anda dalam mengelola dan menyusun email Outlook di Office 365. Tunggu apa lagi? Dapatkan Microsoft Office 365 Bisnis dengan penawaran menarik sekarang juga!